การวางแผน
การวางแผน ( Planning)เป็นกระบวนการกำหนดวัตถุประสงค์สิ่งที่จะต้องกระทำเพื่อที่จะทำให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์ที่กำหนด การวางแผนผังเป็นกาตัดสินใจล่วงหน้าเกี่ยวกับงานที่จะทำในอนาคตเป็นกาคิด วิเคราะห์ และตัดสินใจก่อนลงมือกระทำ เป็นการมุ่งป้องกัน ปัญหามากกว่าการคอยแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้น จะเห็นได้ว่าการวางแผนเป็นการเชื่อมโยงจากปัจจุบันที่เป็นอยู่ไปสู่จุดมุ่งหมายที่ต้องการวางแผน จึงเป็นกระบวนการในการคิด วิเคราะห์ เพื่อให้ทราบถึงสถานการณ์ที่เป็นอยู่ในปัจจุบันพิจารณาถึงวัตถุประสงค์ที่ต้องกาให้เกิดขึ้นทั้งนี้จะต้องมีการคิดพิจารณาถึงรายละเอียดของสิ่งที่ต้องทำพร้อมกับการระบุผลสำเร็จต่าง ๆ ที่ต้องการ ซึ่งจะนำไปสู่วัตถุประสงค์ตามที่ได้ตั้งไว้สรุปได้ว่า การวางแผนเป็นกระบวนการมองภาพการดำเนินงานขององค์การในอนาคตว่าWhat : จะทำอะไร
Why : ทำไปทำไม
How : มีวิธีการขั้นตอนอย่างไร
When : งานนั้นจะเริ่มต้นเมื่อไรและสิ้นสุดเมื่อไร
Resources : ต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้างและวัตถุดิบจะได้มาอย่างไร
By Whom : ใครเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละฝ่าย
Expected Output : ผลที่องค์การคาดหวังว่าจะได้รับ
Evaiuation : การวัดและประเมินผลขององค์การทำด้วยวิธีการใด
ประโยชน์ของการวางแผนการวางแผนที่ดีจะส่งผลกระทบต่อความสำเร็จขององค์การและการบริหารงานดังนี้
เป็นเกณฑ์การควบคุม การวางแผนจะช่วยให้ผู้บริหารได้กำหนดหน้าที่ควบคุมขึ้นทั้งนี้เพราะการวางแผนและควบคุมเป็นกิจกรรมที่ต้องดำเนินการคู่แข่งถ้าไม่มีการวางแผนก็ไม่สามารถที่จะควบคุมได้ การควบคุมเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบกิจกรรมต่าง ๆ ที่กำหนดไว้ในแผน ดังนั้นแผนจึงเป็นตัวกำมาตรฐานของการควบคุมซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการปฏิบัติงาน
บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ การวางแผนจะมีการกำหนดวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายที่องค์การต้องการเป็นจุดเริ่มต้นเป็นงานขั้นแรกถ้าการกำหนดเป้าหมายนั้นมีความชัดเจนก็จะช่วยให้การบริหารจัดการแผนบรรลุจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้
ลดความไม่แน่นอน การวางแผนเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการคาดการณ์ในอนาคตการวางแผนที่มีประสิทธิภาพนั้นต้องมาจากพื้นฐานข้อเท็จจริงต่าง ๆ ที่ปรากฏขึ้นแล้วทำการวิเคราะห์คาดคะเนเหตุการณ์ในอนาคตซึ่งอาจจะเป็นเหตุที่ก่อให้เกิดความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ อาจมีผลกระทบต่อการดำเนินงานขององค์การความเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เหล่านี้จะเป็นตัวกำหนดในแผนเพื่อลดความไม่แน่นอนลงการ วางแผนที่ดีจะต้องหาแนวทางที่ป้องกันหรือแก้ไขเหตุการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น
ประหยัด การวางแผนที่ดีจะช่วยให้มีวิธีการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ทำให้งานส่วนย่อยต่าง ๆ มีการประสานสัมพันธ์กันดีกิจกรรมที่ดำเนินการมีความต่อเนื่องกัน สิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นการใช้ทัพยากรที่มีอยู่ให้ได้ประโยชน์ออย่างเต็มที่และคุ้มค่า เป็นการลดต้นทุนที่เกิดขึ้นจากการทำงานที่ซ้ำซ้อนหรือความเสียหายที่จะเกิดขึ้นจากการทำงานที่ไม่ประสานกัน
พัฒนาการแข่งขัน กางวางแผนที่มีประสิทธิภาพ ทำให้ธุรกิจมีการแข่งขันเพิ่มมากขึ้นเพราะการวางแผนจะเกี่ยวข้องกับการขยายขออบข่ายการทำงานการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานให้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
ทำให้เกิดประสานงานที่ดี การวางแผนได้สร้างความมั่นใจในการที่จะบรรลุจุดมุ่งหมายขององค์การ ทำให้กิจกรรมต่าง ๆ ที่จัดวางไว้มุ่งไปสู่จุดมุ่งหมายเดียว
กันและเป็นการหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนในงานของแต่ละฝ่าย หรือแต่ละหน่วยงานย่อยขององค์การ
พัฒนาแรงจูงใจ การวางแผนที่ดีจะเป็นตัวบ่งชี้ให้เห็นถึงความร่วมแรงร่วมใจ ในการ ทำงานของกลุ่มผู้บริหารในองค์การและยังเป็นการสร้างแรงจูงใจให้เกิดขึ้นในกลุ่มของพนักงานที่ทราบอย่างชัดเจนว่าองค์การคาดหวังอะไร
ส่งเสริมให้เกิดการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ กางวางแผนเป็นพื้นฐานด้านการตัดสินใจเป็นสิ่งที่ช่วยให้เกิดแนวความคิดใหม่ ๆ และความคิดสร้างสรรค์ เนื่องจากการวางแผนจะต้องมีการระดมสมองจากคณะผู้ทำงาน ทำให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ นำมาใช้ประโยชน์แก่องค์การข้อจำกัดของการวางแผน
ช่วยให้การติดตามและประเมินผลงานขององค์การ เป็นไปได้อย่างเป็นระบบง่ายต่อการปฏิบัติและกระทำได้ตลอดช่วงการททำงาน เพราะแผนงานนั้นต้องระบุขั้นตอน กระบวนการ ทำให้องค์การทราบว่าจะต้องประเมินหรือตรวจสอบอะไรและเมื่อไร เมื่อพบปัญหาหรืออุปสรรคระหว่างการปฏิบัติงาน จึงสามารถแก้ปัญหาหรือปรับปรุงวิธีการปฏิบัติงานได้ทันท่วงทีทำให้องค์การปฏิบัติงานไปจนถึงจุดหมายได้
ข้อจำกัดของการวางแผน
การวางแผนที่ดีย่อมนำไปสู่เป้าหมายที่คาดหวังของงาน แต่ในทางปฏิบัติ การวางแผนนั้น
มักจะมีข้อจำกัดหรืออุปสรรคในการวางแผนออยู่บ้าง ข้อจำกัดหรืออุปสรรคเหล่านั้นส่งผลกระทบต่อการปฏิบัติงานข้อจำกัดการวางแผนพอสรุปได้ดังนี้
การวางแผนจำเป็นต้องมีข้อมูลที่เชื่อถือได้ ข้อมูลต่าง ๆ จะถูกนำมาวิเคราะห์และพิจารณากำหนดจุดมุ่งหมาย และกิจกรรมที่ต้ องงดำเนินงานถ้าในขณะที่ทำกางวางแผนนั้นได้รับข้อมูลที่มาจากแหล่งที่เชื่อถือไม่ได้ ก็จะส่งผลให้การวิเคราะห์สถานการณ์ต่าง ๆ ผิดพลาดกากำหนดเป้าหมายและวิธีการทำงานก็จะผิดพลาดไปด้วย ข้อมูลจึงเป็นปัจจัยที่สำคัญในการวางแผน การวางแผนเป็นกระบวนการที่ต้องใช้เวลาและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย
การวางแผนเป็นการคาดการณ์ล่วงหน้าถ้าผู้บริหารขาดวิสัยทัศน์ ขาดความเป็นผู้นำขาดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ก็จะไม่สามารถวางแผนที่ดีได้ผู้ที่จะวางแผนได้ดีต้องเป็นบุคคลที่มีวิสัยทัศน์จึงจะสามารถมองหาเป้าหมายและมาตรการประเมินและติดตามแผนที่ได้วางไว้นั้นอย่างเหมาะสมและมีความเข้าใจการดำเนินงานตามแผนได้อย่างถูกต้อง
ขาดปัจจัยที่เป็นองค์ประกอบหลักในการวางแผน เช่นขาดบุคลากรที่มีความรู้ในกาวางแผนขาดข้อมูลต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้ประกอบในการตัดสินใจ ฯลฯ
ผู้ปฏิบัติงานและผู้รับผิดชอบแผนอาจอาจไม่เข้าใจส่วนใดส่วนหนึ่งของแผนทำให้การสื่อสารการมอบหมายการดำเนินงาน ฯลฯ ไม่สอดคล้องหรือตอบสนองต่อจุดประสงค์ที่แท้จริง
การดำเนินงานภายในองค์การที่มีความเข้มงวดเกินไป จะเป็นอุปสรรคต่อการเกิดความคิดริเริ่ม และแนวความคิดใหม่ ๆ ในการทำงาน ร่วมทั้งก่อให้เกิดการต่อต้านสูง ซึ่งล้วนแล้วเป็นอุปสรรคต่อกาวางแผนทั้งสิ้น ดังนั้นผู้วางแผนโดยเฉพาะผู้บริหารจำเป็นต้องมีการยืดหยุ่นในการดำเนินงานในบางกรณีซึ่งจะนำมาสู่ผลดีต่อการปฏิบัติงานตามแผน
การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ซึ่งถ้าผู้วางแผนไม่ยอมรับในเรื่องราวต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นเช่น นโยบายของรัฐ เศรษฐกิจ การเมืองอาจนำไปสู่การต่อต้านจากกลุ่มพนักงาน ซึ่งจะส่งผลทำให้กระบวนการวางแผนขาดประสิทธิภาพได้
การปฏิบัติงานตามแผนต้องมีการประเมินผลเป็นระยะ ๆ และปรับปรุงแก้ไขและขจัดอุปสรรคต่าง ๆ หากผู้ปฏิบัติงานไม่เข้าใจและเข้าใจเอาว่าการประเมินผลเป็นการจับผิดหรือตรวจสอบสมรถภาพการทำงานของผู้ปฏิบัติ จึงไม่อยากให้ความร่วมมือเท่าที่ควรทำให้เป็นอุปสรรคในการปฏิบัติงาน
ประสิทธิภาพการวางแผนอาจมีข้อจำกัดจากปัจจัยภายนอกที่ไม่สามารถควบคุมได้ เช่น การเกิดภัยธรรมชาติต่าง ๆซึ่งสิ่งเหล่านี้ผู้วางแผนไม่อาจควบคุมได้ อาจมีผลทำให้การดำเนินงานตามแผนมีอุปสรรคและปัญหาเกิดขึ้นได้
ประเภทของการวางแผน
การแบ่งประเภทของการวางแผน มีอยู่หลายวิธีขึ้นอยู่กับองค์การจะยึดถือสิ่งใดเป็นเกณฑ์โดยทั่วไปแบ่งออกได้เป็น 4 ประเภท ดังนี้
การวางแผนตามระดับขององค์การ คือ การวางแผนหลัก และแผนย่อยขององค์การที่เชื่อมโยงกันกับระดับขั้นของการจักการ เช่น ผู้บริหารระดับสูงจะวางแผนระดับนโยบาย โดยมุ่งวางแผนหลักหรือแผนแบ่งงานเป็นสำคัญ ส่วนผู้บริหารระดับกลางจึงจะทำการวางแผนด้านการบริหารในขอบเขตของงานที่ตนรับผิดชอบอยู่ และผู้บริหารระดับต้นจะทำการวางแผนเกี่ยวกับการปฏิบัติงานประจำที่ต้องดำเนินการต่อเนื่อง เป็นต้น
การวางแผนตามหน้าที่งาน คือ การวางแผนกิจกรรมต่างๆตามหน้าที่งานหลักของกิจการภายในองค์การ เช่น แผนงานด้านการผลิต แผนงานด้านบุคลากร แผนงานด้านการเงิน และแผนงานด้านการตลาด เป็นต้น
การวางแผนตามระยะเวลา คือ การวางแผนแบ่งแยกตามระยะเวลาของแผน ขึ้นอยู่กับองค์การเป็นสำคัญ บางองค์การแบ่งออกเป็นแผนระยะยาว ซึ่งอาจเป็น 5 ปีขึ้นไป แผนระยะปานกลาง อาจจะเป็นระยะ 2-3 ปี และแผนระยะสั้น อาจเป็นแผนประจำปีหรือแผนงานช่วงระยะไตรมาสเป็นต้น
การวางแผนตามชนิดของงาน คือ การวางแผนแบ่งงานตามลักษณะที่แตกต่างในเนื้อหาความยากง่าย กลไกและวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้งานเช่น นโยบาย วัตถุประสงค์ กลยุทธ์แผนงาน กฎ ระเบียบ วิธีกดการปฏิบัติ เป็นต้นการวางแผนประเภทต่าง ๆ ดังกล่าวจะประกอบด้วย แผนงานหรือโครงการย่อยต่าง ๆ เข้าไว้ เช่น แผนการปรับปรุงมาตรฐานการปฏิบัติงานซึ่งจะเกี่ยวข้องกับอีกหลายกิจกรรมก็ได้
กระบวนการวางแผน
การวางแผนเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ต้องอาศัยหลักเกณฑ์และความรู้ทางด้านทฤษฏีต่าง ๆ การกำหนดวิธีการต่าง ๆ จึงต้องอาศัยศิลปะในการดำเนินการและประสานงานของผู้บริหาร การวางแผนเป็นกระบวนการจึงต้องมีการดำเนินการอย่างเป็นลำดับขั้นตอนและแต่ละตอนนั้นจะมีความเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน ถ้าขั้นตอนใดดำเนินการผิดพลาดก็จะส่งผลให้การดำเนินการในขั้นต่อ ๆ ไปประสบปัญหาล้มเหลวตามไปด้วยได้ กระบวนการวางแผนและปฏิบัติงานอาจแบ่งได้เป็น 8ขั้นตอน ดังแผนภูมิข้างล่างนี้
จากแผนภูมิแสดงกระบวนการวางแผนมีรายละเอียดในการดำเนินการแต่ละขั้นดังนี้
การดำเนินการก่อนการวางแผนเป็นงานขั้นเตรียมความพร้อมก่อนที่จะเริ่มวางแผน เตรียมความพร้อมในด้านการจัด
องค์การ (เช่น แต่งตั้งให้มีฝ่ายวางแผนซึ่งอาจจะอยู่ในความรับผิดชอบของผู้บริหารหรือฝ่ายวิชาการ) องค์การ กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน การกำหนดวิธีการวางแผน (คณะกรรมการต้องช่วยกันคิดว่า จะต้องทำอย่างไรมีขั้นตอนอย่างไร และจะต้องมีคณะกรรมการหรือหน่วยงานอื่นมาร่วมในการวางแผนหรือไม่ ฯลฯ) และการรวบรวมข้อมูล (ให้หน่วยงานทุกหน่วยเก็บรวบรวมข้อมูลให้ครบถ้วนและทุกด้านและปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ)
การวิเคราะห์ปัญหา การวิเคราะห์ปัญหานี้พิจารณาจากงานในภารกิจและความรับผิดชอบงานต่าง ๆ ใน
หน่วยงานนั้น ๆ ทั้งงานที่จำเป็นต้องทำและที่ปฏิบัติกันอยู่เป็นประจำว่า มีปัญหาในงานใด
จะต้องปรับปรุง เพิ่ม หรือลดในงานตรงส่วนใดบ้างหรือจะขยายงานเดิมให้มีประสิทธิภาพ
ขึ้นอย่างไรบ้างนอกจากนี้ยังต้องพิจารณางานที่จะทำขึ้นใหม่ จะริเริ่มงานใหม่ ๆ ให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงทางด้านเทคโนโลยีการผลิต รวมตลอดถึงแนวนโยบายขององค์การได้อย่างไร
การพิจาณาและวิเคราะห์ปัญหานี้จะต้องอาศัยเครื่องมือการศึกษา และพิจารณาจากข้อมูลสถิติต่าง ๆ และแยกปัญหาหรือข้อมูลในแต่ละด้านและบันทึกรายกาต่าง ๆ เพื่อที่จะนำมาคิดจัดทำงานหรือแก้ปัญหาเหล่านั้นให้เป็นแผนงานหรือกิจกรรมต่อไป
การกำหนดแผนงานพิจารณาและวิเคราะห์ปัญหา คณะกรรมการการวางแผนควรวิเคราะห์ว่า มีวิธีแก้ไข
หรือปรับปรุงพัฒนางานให้ดีขึ้นได้อย่างไรบ้าง ทั้งสิ่งที่มีผลโดยตรงและสิ่งที่เกี่ยวข้อต่าง ๆ จัดแบ่งเป็นกลุ่มที่เรียกว่า แผนงาน ซึ่งหมายถึง จุดรวมของหน่วยงานที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้ผลรวมที่คล้ายคลึงกัน เช่น แผนงานพัฒนาและปรับปรุงด้านการผลิตขององค์การ งานพัฒนาบุคลากร ฯลฯ ในแต่ละแผนงานนั้น จะมีแผนงานที่เป็นส่วนย่อยของแผนงานนั้น เช่น ในแผนงานการพัฒนาและปรับปรุงงานด้านการผลิต อาจจะประกอบด้วยงานการปรับปรุงขั้นตอนการผลิตการประเมินวิธีการทำงานการเพิ่มประสิทธิภาพพนักงาน การประเมินผลผลิต เป็นต้น ซึ่งในแต่ละงานนั้น อาจมีกิจกรรมย่อย ๆ หลาย ๆ กิจกรรมก็ได้
การกำหนดเป้าหมายการที่จะทำงานตามแผนงานผู้ปฏิบัติจะต้องทราบเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ให้
ชัดเจนเสียก่อน การกำหนดเป้าหมายจึงต้องกำหนดให้ชัดเจนทั้งในด้านปริมาณและคุณภาพเพื่อเป็นแนวทางปฏิบัติเป้าหมายที่องค์การกำหนดนั้นควรชี้แนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน สามารถวัดและประเมินผลได้ เช่น การเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงาน เป้าหมายที่กำหนดอาจเป็น
1) จัดอบรมพนักงานฝ่ายการผลิตอย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง
2) จัดให้มีการศึกษาดูงานสำหรับหัวหน้างานแต่ละแผนกอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง เป็นต้น
การกำหนดวิธีการดำเนินการการกำหนดวิธีการดำเนินงานนี้ ผู้บริหารจะต้องคิดถึงสิ่งที่ต้องดำเนินการใน 3 ด้าน คือ
การกำหนดวิธีปฏิบัติงาน การกำหนดเวลาและผู้รับผิดชอบและการกำหนดวิธีประเมินผล
การกำหนดวิธีปฏิบัติงานนั้นต้องอาศัยข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์มาแล้วพิจารณาว่าการที่จะทำงานนั้น ๆ ให้ลุล่วงได้ดีจะมีวิธีการทำอย่างไรบ้าง บันทึกแนวคิดทั้งหมดไว้ และนำมาวิเคราะห์ว่าวิธีการใดจะดีที่สุดบางครั้งอาจจะนำแนวคิดหลาย ๆ แนวคิดมาผสมผสานกันและจัดเรียงลำดับขั้นตอนการดำเนินงาน และต้องกำหนดว่างานแต่ละอย่างจะต้องเริ่มต้นทำเมื่อใดและเสร็จสิ้นเมื่อใด ใช้เวลามากน้อยเพียงใด และ ใครจะเป็นผู้รับผิดชอบ การกำหนดวิธีปฏิบัติงานการกำหนดเวลาและผู้รับผิดชอบนี้ถ้าจัดทำเป็นแผนภูมิปฏิบัติงาน (Gantt chart) ก็จะดูได้ง่ายขึ้น
สำหรับการกำหนดวิธีการประเมินผลนั้น ควรระบุว่า จะวัดอะไร วัดเมื่อไร และใช้เครื่องมือประเภทใด หากมีข้อพกพร่องก็จะได้รีบปรับปรุงแก้ไขได้ทันท่วงที
การกำหนดค่าใช้จ่ายองค์จะต้องพิจารณาให้รอบคอบ โดยพิจารณาถึงทรัพยากรที่มีอยู่ การปฏิบัติงานแต่ละ
ขั้นตอนตามที่กำหนดไว้ว่า จะต้องทำอะไรบ้างและจะต้องใช้จ่ายเงินเพื่อทำกิจกรรมนั้น ๆ เป็นจำนวนเงินมากน้อยเพียงไร และรวมเงินที่ต้องใช้จ่ายทั้งหมดเป็นจำนวนเงินมากน้อยเพียงไรค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะได้มาจากแหล่งเงินทุนใดควรระบุไว้ให้ขัดเจนด้วย
ขั้นที่ 1 ถึงขั้นที่ 6 เป็นกระบวนการวางแผนก่อนที่จะลงมือปฏิบัติงาน เมื่อวางแผนงานเรียบร้อยผ่านการตรวจสอบ และได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจให้ดำเนินการได้แล้วก็จะถึงขั้นการปฏิบัติตามแผน
การปฏิบัติตามแผนขั้นตอนนี้เป็นการลงมือปฏิบัติตามแผนที่องค์การได้กำหนดไว้ ขั้นนี้จะต้องอาศัยความรู้ทางการบริหาร การสั่งการ การตรวจงาน การประสานงาน การตัดสินใจ ภาวะผู้นำและกฎระเบียบการปฏิบัติงานตามที่หน่วยงานกำหนดสิ่งต่าง ๆเหล่านี้จะรวมอยู่ในขั้นตอนการนำเข้ากระบวนการผลิต และผลผลิต งานจะบรรลุเป้าหมายหรือไม่ส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหารว่ามีความรู้ความเข้าใจในบทบาท หน้าที่ และภาระของงานมากน้อยเพียงใด
การประเมินผลและปรับปรุงแผนการประเมินผลการปฏิบัติองค์การจะต้องมีการกระทำเป็นระยะ ๆ เพื่อตรวจดูความก้าวหน้าและปัญหาอุปสรรคของกระบวนการทำงานว่าเป็นไปอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพตามแผนงานที่กำหนดไว้หรือไม่ ถ้าพบว่ามีปัญหาอุปสรรคการดำเนินงานในขั้นตอนใด ก็จะต้องมีการปรับปรุงแผนที่กำหนดไว้
การวางแผน เป็นการกำหนดแนวทางการทำงานขององค์การในอนาคตซึ่งกระทำไว้ล่วงหน้าเมื่อลงมือปฏิบัติงานจริง ๆ บางอย่างอาจไม่เป็นอย่างที่คิดหรือวางแผนไว้ จึงต้องมีการปรับปรุงแผนหรือเปลี่ยนแผนใหม่ตามความเหมาะสม
การวางแผนที่มีประสิทธิภาพ
การวางแผนที่มีประสิทธิภาพองค์การสามารถทำได้ดังนี้
ต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ให้ชัดเจน เพื่อให้พนักงานขององค์การทราบถึงสิ่งที่ต้องทำ และใช้สำหรับมอบหมายความรับผิดชอบที่จะช่วยกันทำงานให้บรรลุวัตถุประสงค์ ตามที่กำหนด
ต้องระบุจุดมุ่งหมายให้ชัดเจนเข้าใจง่าย สามารถใช้เป็นแนวทางให้บุคคลในฝ่ายต่าง ๆ ขององค์การเข้าใจและใช้เป็นแนวทางในการทำงานเป็นไปในทางทิศเดียวกัน
ต้องมีการจัดทำทั้งแผนระยะสั้นและระยะยาว เพื่อให้องค์การปรับเข้าสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้
พยายามให้ทุกฝ่ายเข้ามามีส่วนร่วมในการวางแผนให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพื่อค้นหาทางเลือกที่จะก่อให้เกิดแผนงานที่ดี ที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์โดยใช้ต้นทุนต่ำแต่ได้ผลลัพธ์สูง
พิจารณาตรวจสอบปัญหาที่จะมีผลกระทบต่อการปฏิบัติตามแผน เพื่อนำมาหาทางแก้ไข
ต้องมีการประสานแผนงานที่ดีระหว่างแผนกและระดับหน่วยงานย่อยขององค์การระดับบุคคลในการปฏิบัติตามแผน ซึ่งจะช่วยลดความซ้ำซ้อน ความขัดแย้งลงขอองการปฏิบัติงาน
รับรู้ถึงข้อจำกัดและความไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้น เพื่อใช้เป็นแนวทางในการหาทางเลือกที่จะใช้เป็นแผนสำรองที่จะนำเอามาใช้ได้เมื่อจำเป็น
กำหนดมาตรการที่จะใช้วัดติดตามผลการปฏิบัติงานตามแผน โดนใช้เครื่องมือวัดที่มีความชัดเจน ในเชิงปริมาณที่วัดเป็นจำนวนตัวเลขได้
ต้องวางแผนให้มีความยืดหยุ่น เปลี่ยนแปลงและปรับได้ตามสถานการณ์
สรุป
การปฏิบัติงานให้ได้ผลดีนั้นองค์การจะต้องมีการวางแผนงานล่วงหน้า โดยอาศัยการวิเคราะห์ข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อองเป็นพื้นฐานการกำหนดงานในแผนงาน การเขียนแผนงานองค์การต้องพยายามเขียนให้ชัดเจน การกำหนดจุดประสงค์ ขั้นตอนการดำเนินงาน ผู้รับผิดชอบเวลา และค่าใช่จ่ายที่ระบุไว้ชัดเจนจะช่วยให้การปฏิบัติตามแผนงาน เป็นไปตามที่กำหนดอย่างมีประสิทธิภาพขอขอบคุณ http://toorsicc.blogspot.com
สืบค้นเมื่อวันที่ 4 มกราคม 2562
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น